Bidang Perpustakaan Kota Cirebon atau yang lebih dikenal dengan nama Perpustakaan 400 berada di Jalan Brigjen Dharsono (By Pas) No. 11, Kota Cirebon, Jawa Barat. Perpustakaan ini awalnya didirikan oleh Ikatan Keluarga Batalion 400 Tentara Pelajar Brigade XVII Siliwangi pada tahun 1980-an untuk mengenang jasa-jasa para pahlawan yang tergabung dalam Batalion 400 Tentara Pelajar Brigade XVII Siliwangi.
Pada tahun 1984, saat Pemerintah Provinsi Jawa Barat akan membentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Umum Kotamadya Dati II Cirebon di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Barat, pihak Ikatan Keluarga Batalion 400 bersedia menyumbangkan tanah beserta bangunan perpustakaan di dalamnya untuk dijadikan perpustakaan umum daerah. Sedangkan peresmian penggunaannya dilakukan oleh Ketua Ikatan Keluarga Batalion 400 Tentara Pelajar Brigade XVII Siliwangi, Drs. H. Salamun A.T. pada tanggal 10 November 1984.
Setelah resmi beroperasi, dari tahun 1984 hingga sekarang status perpustakaan tidak selalu berada di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Barat. Pada tahun 1990, UPT Perpustakaan Umum Kotamadya Dati II Cirebon beralih status menjadi Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Cabang Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kotamadya Dati II Cirebon. Sebelas tahun kemudian, tepatnya pada tahun 2001, masih tetap di bawah Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kotamadya Dati II Cirebon, perpustakaan berganti nama menjadi Kantor Perpustakaan Umum Daerah Kota Cirebon. Dan, pada tahun 2004 berganti nama lagi menjadi Bidang Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon dibawah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Bapuspida) Kota Cirebon yang dipimpin oleh Pejabat Setingkat Eselon II-B.
Visi dan Misi
Visi dan misi Bidang Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon sama dengan visi dan misi dari instansi yang menaunginya yaitu Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cirebon. Visinya adalah untuk mewujudkan penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan sebagai sumber informasi yang akurat melalui peningkatan layanan yang cepat dan tepat dalam rangka mendukung visi Kota Cirebon di tahun 2013.
Sedangkan misinya diantaranya adalah: (1) Mengembangkan minat dan budaya baca masyarakat Cirebon dan sekitarnya; (2) Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi; (3) Meningkatkan kegiatan pembinaan tenaga perpustakaan dan kearsipan, dan (4) Meningkatkan mutu pengelolaan perpustakaan dan kearsipan.
Tugas Pokok dan Fungsi
Tugas pokok dan fungsi dari Bidang Perpustakaan saat ini telah diatur berdasarkan Peraturan Walikota Cirebon Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon.
Tugas pokok Bidang Perpustakaan adalah merencanakan, membagi tugas, memberi petunjuk, menyelia, mengatur, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan urusan penyelenggaraan, pelayanan dan pembinaan perpustakaan serta akuisisi dan pengelolaan bahan pustaka.
Sementara fungsi Bidang Perpustakaan adalah: (1) perencanaan operasional Bidang Perpustakaan; (2) pembagian tugas penyelenggaraan Bidang Perpustakaan; (3) pemberian petunjuk penyelenggaraan Bidang Perpustakaan; (4) penyeliaan bawahan dalam lingkup Bidang Perpustakaan; (5) pengaturan penyelenggaraan Bidang Perpustakaan; (6) pemfasilitasan penyelenggaraan tugas Bidang Perpustakaan; (7) pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas Bidang Perpustakaan; (8) pelaporan pelaksanaan tugas Bidang Perpustakaan; dan (9) pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan atasan dalam lingkup Bidang Perpustakaan.
Sturktur Organisasi Perpustakaan 400
Struktur organisasi Perpustakaan 400 terdiri dari Kepala Perpustakaan yang membawahi Kelompok Pustakawan dan Arsiparis, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Bidang Kearsipan, dan Kepala Bidang Perpustakaan. Kepala Bagian Tata Usaha membawahi lagi Kepala Sub Bagian Umum dan Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan. Kepala Bidang Kearsipan membawahi lagi Kepala Sub Bidang Pengembangan dan Evaluasi dan Kepala Sub Bidang Pengelolaan dan Pembinaan. Dan, Kepala Bidang Perpustakaan membawahi Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan dan Kepala Sub Bidang Pelayanan dan Pengembangan.
Fasilitas Perpustakaan 400
Fasilitas penunjang, baik gedung maupun perlalatan dan perlengkapan yang dimiliki oleh Perpustakaan 400 tergolong lengkap. Gedung perpustakaan 400 memiliki ruang-ruang yang digunakan untuk berbagai macam keperluan, seperti: ruang pegawai, ruang pengolahan, ruang baca, ruang referensi, dan ruang penunjang lainnya. Sedangkan perlengkapan yang dimiliki, diantaranya adalah: beberapa buah perangkat computer, printer, rak buku, meja dan kursi baca, audio visual, lemari/laci katalog, dan perlengkapan lainnya. Selain perlengkapan di atas, pihak perpustakaan juga memiliki peralatan untuk bermain tenis meja yang khusus digunakan bagi para pegawainya untuk berolahraga k
Jenis Layanan
Jenis layanan pada masyarakat yang diberikan oleh Perpustakaan 400 dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu:
1. Layanan informasi
Perpustakaan 400 tugas utamanya adalah memberikan layanan informasi kepada masyarakat, baik dari Kota Cirebon sendiri maupun dari daerah lain di sekitarnya melalui buku-buku koleksi yang dimilikinya. Melalui pelayanan ini perpustakaan diharapkan dapat menjadi sumber data bagi siapa saja yang membutuhkan.
2. Layanan keanggotaan perpustakaan
Perpustakaan 400 Cirebon menyediakan layanan untuk menjadi anggota perpustakaan bagi masyarakat yang berdomisili di dalam maupun di luar Kota Cirebon. Syarat-syarat keanggotaannya cukup mudah, yaitu: (1) mengisi formulir pendaftaran; (2) menyerahkan foto kopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau identitas lain yang sah (Kartu Mahasiswa atau Kartu Siswa); dan (3) menyerahkan pas photo ukuran 2x3 sebanyak satu lembar. Sebagai catatan, bagi pelajar yang tidak atau belum memiliki kartu pelajar dapat diganti dengan menyerahkan foto kopi Kartu Tanda Penduduk orang tuanya.
3. Layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
Mengenai layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka (buku), pihak pengelola perpustakaan menerapkan peraturan yang agak ketat bagi para anggotanya. Aturan tersebut adalah anggota hanya boleh meminjam maksimal 3 buah buku yang harus dikembalikan dalam waktu 7 hari. Apabila dalam waktu yang telah ditentukan belum juga mengembalikan, maka si peminjam akan dikenai denda sebesar Rp.200,00,- per hari per buku yang dipinjamnya.
Apabila dalam waktu dua minggu buku belum juga dikembalikan, maka akan dikirimkan surat peringatan pertama ke alamat si peminjam. Satu minggu setelah surat peringatan pertama diberikan namun si peminjam belum juga dikembalikan, maka akan diberikan lagi surat peringatan kedua. Apabila surat peringatan kedua tidak juga digubris dalam waktu 7x24 jam, maka pihak pengelola akan mendatangi rumah si peminjam. Dan, apabila alamat rumah yang diberikan ternyata palsu, maka buku yang dipinjam akan dianggap hilang.
4. Layanan membaca di tempat
Layanan membaca di tempat diperuntukkan bagi orang-orang yang membutuhkan informasi namun belum menjadi anggota perpustakaan. Mereka dapat membaca buku-buku koleksi yang dimiliki oleh perustakaan di dalam ruangan-ruangan yang disediakan.
5. Layanan referensi
Perpustakaan 400 menyediakan layanan referensi berupa Undang-undang, ensiklopedia, dan naskah kuno dari daerah Cirebon, Indramayu, Kuningan, dan Majalengka yang sebagian terbitan tahun 1880-an. Sebagai catatan, seluruh koleksi referensi yang dianggap langka dan harganya mahal tidak dapat dipinjam untuk dibawa pulang, melainkan hanya boleh dibaca di ruangan khusus untuk membaca buku referensi.
6. Layanan pembinaan teknis perpustakaan
Perpustakaan 400 adalah perpustakaan induk yang membawahi atau mempunyai binaan beberapa perpustakaan lain di Cirebon, mulai dari tingkat taman kanak-kanak hingga perguruan tinggi dan dari kelurahan hingga kecamatan. Bentuk pembinaan yang dilakukan adalah dengan memberikan bimbingan teknis tentang pengelolaan perpustakaan pada perpustakaan-perpustakaan tersebut. Namun, karena pihak yang dibina kurang siap atau bahkan mungkin tidak siap (umumnya bukanlah pustakawan), maka nilai keberhasilannya pun hanya sekitar 55 persen saja. Selebihnya sama seperti sebuah ungkapan “hidup segan mati tak mau”, ada perpustakaan tetapi tidak dikelola sebagaimana layaknya atau dibiarkan begitu saja.
7. Layanan bimbingan teknis, penelitian, PKL, dan lain sebagainya
Selain menyediakan buku, Perpustakaan 400 juga menyediakan layanan bagi orang-orang yang ingin mendapat bimbingan teknis ketika akan melakukan penelitian. Para tenaga teknis perpustakaan yang berjumlah sekitar 8 orang siap membantu siapa saja yang ingin mendapat bimbingan teknis khususnya mengenai perpustakaan.
Pihak pengelola perpustakaan juga menyediakan tempat bagi para siswa maupun mahasiswa yang ingin mengadakan Praktek Kerja Lapangan (PKL). Tujuan dari diadakannya PKL bagi siswa atau mahasiswa diantaranya adalah: (1) dapat menambah wawasan terhadap masalah-masalah yang terjadi di luar bangku sekolah atau kuliah, (2) menyiapkan siswa/mahasiswa agar lebih memahami kondisi pekerjaan yang sesungguhnya; (3) melatih untuk berfikir kritis pada metode-metode pekerjaan antara teoretis dan praktek kerja di lapangan; (4) memberi kesempatan bagi siswa untuk mempelajari keterampilan dan pengetahuan baru melalui kegiatan kerjasama dengan orang-orang yang telah berpengalaman; dan (5) dapat menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang telah diperoleh di sekolah. (http://niesha30.wordpress.com/) Sedangkan, manfaat bagi Perpustakaan 400 sendiri adalah dapat memperoleh informasi dan masukan baru mengenai layanan yang sedang dikembangkan.
8. Layanan kunjungan sekolah
Dalam rangka menunjang proses pembelajaran para siswa pihak pengelola Perpustakaan 400 memberikan layanan kunjungan bagi seluruh siswa sekolah (SD, SMP, SMU) se-Kota Cirebon. Tujuan pelayanan ini selain agar para siswa dapat memperoleh pengetahuan yang lebih luas, juga melatih para siswa agar terbiasa mengunjungi perpustakaan bila sedang membutuhkan data yang berkaitan dengan tugas-tugasnya di sekolah.
Koleksi
Secara keseluruhan jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan 400 hingga tahun 2010 adalah sekitar 27.000 eksemplar yang terdiri dari 11.000 judul buku (fiksi dan non fiksi). Koleksi buku tersebut diklasifikasikan menjadi 9 golongan, meliputi: (1) Karya Umum dengan kode 000; (2) Ilmu Filsafat dengan kode 100; (3) Ilmu Agama dengan kode 200; (4) Ilmu Sosial dengan kode 300; (5) Bahasa dengan kode 400; (6) Ilmu Murni/Eksata dengan kode 500; (7) Teknologi Terapan dengan kode 600; (8) Kesenian dan Olahraga dengan kode 700; (8) Kesusasteraan dengan kode 800; dan (9) Sejarah dan Geografi dengan kode 900.
Seluruh koleksi perpustakaan didapat dari beberapa sumber seperti: sumbangan perorangan, sumbangan dari kantor atau instansi pemerintah lain serta anggaran rutin dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Cirebon sebesar Rp.150 juta per tahun. Anggaran yang berasal dari APBD Kota Cirebon ini nantinya tidak hanya digunakan untuk membeli buku dengan sistem lelang, melainkan juga untuk perawatan buku, gedung dan juga untuk operasional perpustakaan. (pepeng)
Waktu Layanan
Untuk memberikan pelayanan yang luas kepada masyarakat umum, waktu layanan diberlakukan sebagai berikut:
Hari Senin – Jumat : Pukul 08.00 – 17.00 WIB.
Istirahat : Pukul 12.00 – 13.00 WIB.
Hari Sabtu : Pukul 09.00 – 13.00 WIB.